Eigen product
Serenda brengt agenda, klantdossier, kassa en facturen samen voor medisch pedicures, schoonheidsspecialisten en kleine praktijken. Dit is waarom we het bouwden en welke keuzes daarbij hoorden.
We kennen de doelgroep van dichtbij: we bouwden de website van een medisch pedicure en zagen hoe een praktijk van één persoon draait. Afspraken, klantkaarten, kassa en facturen zijn dan losse dingen, en aan het eind van de dag moet de administratie nog. Dat werkt, tot het druk wordt of tot de boekhouder of een klant iets terug wil zien.
Bestaande pakketten zijn vaak gemaakt voor grotere salons, of juist zo licht dat het medische deel ontbreekt. Wij wilden één systeem dat klein begint, ook op een telefoon bij de klant thuis werkt, en waar het geld en de medische gegevens vanaf de eerste dag kloppen.
Ontdekken
Eerst de regels, dan de schermen
Voordat er een scherm was getekend, hebben we het plan vijf keer kritisch laten tegenlezen, telkens vanuit een ander vakgebied en met de opdracht om gaten te vinden. Dat leverde 58 punten op, en die zijn allemaal verwerkt voordat we gingen bouwen.
Daar kwamen de harde afspraken uit. Bedragen worden als hele centen opgeslagen, nooit als kommagetal. De btw-regels voor voetzorg zitten ingebouwd, inclusief de vrijstelling voor medische behandelingen en de kleineondernemersregeling. Een BSN wordt nergens bewaard, ook niet als iemand hem invult.
Voor de doelgroep gold nog iets: veel pedicures werken ambulant. Alles moest dus op een telefoon werken, in de auto, met wisselend bereik.
Regel één: alles rond geld, medische gegevens en beveiliging klopt vanaf dag één.
Uit het bouwplan van SerendaOntwerpen
Rust op het scherm, rollen in de database
De vormgeving is bewust rustig en krantachtig: veel wit, een duidelijke hiërarchie en weinig kleur, zodat een dag met twintig afspraken overzichtelijk blijft en een factuur eruitziet als een factuur.
Het belangrijkste ontwerpbesluit is niet zichtbaar. Wie aan de balie werkt, ziet in het dossier geen enkele medische regel, en dat wordt niet door een knop verborgen maar door de database zelf afgedwongen. Het dossier is per praktijk versleuteld met een eigen sleutel, en elke inzage komt in een logboek dat niemand kan wissen.
Klanten van de praktijk krijgen een eigen boekingspagina met echte beschikbaarheid, zodat dubbel boeken technisch niet kan, en een eigen portaal waar ze zonder wachtwoord inloggen via een link in hun mail.
Bouwen
Van agenda tot dagafsluiting
Serenda is gebouwd in Next.js op PostgreSQL, met de toegangsregels per rij in de database en een aparte werker voor herinneringen en mails. Het draait in Docker op een server in Duitsland, met Mollie voor betalingen en Brevo voor mail; alle verwerkers staan binnen de EU.
In de agenda plan je, verzet je, meld je een no-show en houd je een wachtlijst bij. De kassa doet de dagafsluiting met kastelling en afronding op vijf cent. Facturen hebben een doorlopende nummering, creditnota's, herinneringen en een iDEAL-link die de factuur afboekt zodra er betaald is. Voorraad wordt per behandeling automatisch afgeboekt.
Daaromheen zit wat een praktijk verder nodig heeft: pakketten, strippenkaarten en cadeaubonnen, rapportages over omzet en bezetting, exports naar Moneybird, e-Boekhouden en Exact, een baliemodus met pincode voor een gedeeld apparaat, tweestapsverificatie en de AVG-knoppen voor inzage, export en vergeten worden.
Wie achter de balie staat, ziet nul medische regels. Niet omdat een scherm ze verbergt, maar omdat de database ze niet geeft.
Rollen en rechten in SerendaHosten & proosten
Wij zijn de verwerker, en dat staat op papier
Serenda hosten en beheren we zelf. Een praktijk sluit een verwerkersovereenkomst met ons, medische dossiers worden twintig jaar bewaard en facturen zeven, zoals de wet vraagt. Er staan alleen noodzakelijke cookies op, dus ook geen cookiebanner. Klanten met een vraag chatten vanuit hun account rechtstreeks met ons, en als wij meekijken in een praktijk is dat alleen lezend, zonder behandelgegevens, zichtbaar in het logboek en na twee uur automatisch voorbij.
Een praktijk begint met dertig dagen gratis, zonder betaalgegevens. Daarna kost een account voor één persoon 15 euro per maand en een team 50 euro, exclusief btw en per maand opzegbaar. De eerste praktijk werkt er inmiddels mee.
Zelf een praktijk, of een idee voor eigen software?
Bekijk Serenda op serenda.nl en probeer het een maand gratis. Wil je iets vergelijkbaars voor je eigen vak laten bouwen? Kijk dan wat een webapplicatie bij ons inhoudt.
Start een project →