Privacybeleid

Versie 1.216 september 2026

Fourwrd V.O.F. (“Fourwrd”, “wij”) bouwt en host websites en webapplicaties. In dit beleid staat precies welke persoonsgegevens we verwerken, waar die terechtkomen, met wie we ze delen en hoelang we ze bewaren. We beschrijven hier wat er werkelijk gebeurt, niet wat gebruikelijk is. Vragen of een verzoek? Mail contact@fourwrd.nl.

Verwerkingsverantwoordelijke is Fourwrd V.O.F., De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42087615(btw-nummer NL869652308B01). Voor de websites van klanten die wij hosten en waarvan wij bezoekersstatistieken bijhouden, zijn wij verwerker; de afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Als je het contactformulier gebruikt

Op de homepage en op de contactpagina staat een formulier. Daarin vragen we om je naam, e-mailadres en je bericht; op de contactpagina kun je daarnaast optioneel je bedrijfsnaam en het type project invullen. Er zit een verborgen veld in het formulier dat automatische spam tegenhoudt; vult een bot dat in, dan gooien we de inzending weg zonder iets te bewaren.

Wat er daarna met je inzending gebeurt:

• Ze wordt opgeslagen in onze eigen klantenadministratie als aanvraag, zodat we hem kunnen opvolgen. Had je eerder contact met ons, dan zetten we de nieuwe aanvraag bij je bestaande gegevens.
• Ze wordt per e-mail naar contact@fourwrd.nl gestuurd, met jouw adres als antwoordadres zodat we direct kunnen reageren. Een kopie belandt in de map Verzonden van onze mailbox.
• Ons team krijgt een pushmelding op hun apparaten met je naam en bedrijfsnaam erin, zodat een aanvraag niet blijft liggen.
• Je IP-adres gebruiken we kortstondig om te voorkomen dat het formulier wordt misbruikt (maximaal vijf inzendingen per tien minuten). Dat gebeurt alleen in het werkgeheugen van de server: het wordt niet opgeslagen in een bestand of database en verdwijnt bij een herstart.
• Wordt het geen opdracht, dan verwijdert ons systeem je aanvraag automatisch 24 maanden na het laatste contact. Wil je dat eerder, mail ons dan.

Als je de chat gebruikt

Rechtsonder op de site staat een hulpblokje waarmee je met een van ons kunt chatten. Je spreekt daar een mens, geen chatbot. Om te starten vragen we je naam, e-mailadres en je vraag. We bewaren daarnaast de berichten die je stuurt, de pagina waar je de chat startte en een versleutelde afgeleide van je IP-adres (een hash met een geheime sleutel, die alleen dient om te tellen hoeveel gesprekken er per uur vanaf één adres starten; het adres zelf slaan we niet op). Gegevens over je browser bewaren we niet.

• Zodra je het chatpaneel opent, laden we Cloudflare Turnstile, een controle die bots tegenhoudt. Daarbij gaan je IP-adres en technische kenmerken van je browser naar Cloudflare, en bij het starten van de chat sturen wij het controlebewijs samen met je IP-adres nog één keer naar Cloudflare om het te laten bevestigen. Open je het paneel niet, dan wordt er niets van Cloudflare geladen.
• Ons team krijgt een pushmelding met je naam en het begin van je vraag. Reageert er binnen vijf minuten niemand, dan zie je dat en bewaren we je vraag en je e-mailadres om je alsnog te mailen.
• Je browser onthoudt in sessionStorage (sleutel fw-chat) welk gesprek van jou is, zodat je na een paginawissel verder kunt. Dat verdwijnt zodra je het tabblad sluit.
• Gesprekken bewaren we 12 maanden na het afsluiten (of na het laatste bericht, als het gesprek niet netjes is afgesloten). Daarna verwijdert ons systeem het gesprek en alle berichten automatisch.

Bezoekstatistieken

We meten hoeveel mensen de site bezoeken met Plausible, dat we op onze eigen server draaien (stats.fourwrd.nl). Je bezoekgegevens gaan dus niet naar een extern statistiekbedrijf. Plausible werkt zonder cookies en zonder een individueel profiel van je op te bouwen: we zien aantallen bezoekers, welke pagina's worden gelezen, via welke bron mensen binnenkomen, en op hoofdlijnen land, browser, besturingssysteem en apparaattype. We meten ook of er op een downloadlink of een link naar een andere website wordt geklikt.

De meting staat alleen op de openbare website. In het klantportaal en het werkportaal meten we niets.

Google Maps op de contactpagina

Onderaan de contactpagina staat een kaart. Standaard tonen we alleen ons adres; de kaart van Google Maps wordt pas na jouw klik op “Kaart laden” opgehaald. Klik je daarop, dan gaan je IP-adres, je browsergegevens en het gegeven dat je vanaf onze contactpagina komt naar Google, en kan Google cookies plaatsen. Dat gebeurt buiten onze invloed en valt onder het privacybeleid van Google. Klik je niet, dan wordt er niets van Google geladen; alle contactgegevens staan ook gewoon als tekst op de pagina.

Lettertypen

De lettertypen op deze site worden vanaf onze eigen server geladen. Er gaat hiervoor geen enkel gegeven naar Google Fonts.

Cookies en opslag in je browser

We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. De enige cookies die we plaatsen zijn nodig om ingelogd te blijven, en die krijg je alleen als je daadwerkelijk inlogt:

fw_klant

Houdt je ingelogd in het klantportaal. Bevat je e-mailadres met een digitale handtekening. Vervalt na 7 dagen. Kijkt een beheerder van ons tijdelijk met je mee voor ondersteuning, dan vervalt hij na 8 uur en staat ook het e-mailadres van die medewerker erin, zodat herleidbaar is wie heeft meegekeken. Wordt bij uitloggen direct gewist.

fw_portal

Houdt medewerkers van Fourwrd ingelogd in ons interne werkportaal. Bevat een gebruikersnaam met een digitale handtekening en vervalt na 7 dagen. Als bezoeker van de website krijg je deze cookie nooit.

fw-chat

Geen cookie maar een waarde in de sessionStorage van je browser, alleen nadat je een chat bent gestart: het kenmerk en het geheim van jouw gesprek. Verdwijnt zodra je het tabblad sluit.

fw_sidebar en fw_cal_view

Geen cookies maar voorkeuren in de browseropslag van medewerkers, die onthouden of de zijbalk ingeklapt staat en welke agendaweergave gekozen is. Ze bevatten geen persoonsgegevens en verlaten je apparaat niet.

Deze cookies zijn technisch noodzakelijk; daarvoor is geen toestemming vereist. We zetten ze op httpOnly, zodat scripts er niet bij kunnen, en in productie alleen over een beveiligde verbinding.

Als je klant bent

Je klantdossier

Voor een opdracht leggen we vast wat we nodig hebben om te kunnen leveren en factureren: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, afspraken en notities over het project, en de correspondentie die we met je voeren.

Offertes

Een offerte sturen we per e-mail met een persoonlijke link. Via die link kun je de offerte online bekijken en akkoord geven. We leggen vast dát en wanneer je akkoord hebt gegeven, onder welke naam, en met welke versie van de algemene voorwaarden, zodat de opdracht aantoonbaar tot stand is gekomen.

Facturen en betalen

Facturen versturen we per e-mail met een pdf-bijlage en een betaallink. Die betaallink loopt via Mollie. Naar Mollie sturen we het bedrag, de omschrijving met het factuurnummer en je e-mailadres; je betaalgegevens vul je bij Mollie in en die zien wij nooit. Van Mollie krijgen we terug of er betaald is. Blijft een factuur openstaan, dan sturen we automatisch een herinnering na 3 en na 10 dagen na de vervaldatum.

Het klantportaal

Heb je een beheerpakket met portaaltoegang, dan tonen we in dat portaal cijfers over jouw website. Daarvoor halen we gegevens op bij:

• Plausible — bezoekersaantallen, pagina's, bronnen en doelen van jouw site.
• Google Search Console — hoe vaak je site in Google verschijnt, waarop mensen zoeken en op welke positie je staat. Deze gegevens bewaren we 6 uur in een tijdelijke opslag om niet te vaak te hoeven opvragen.
• Google PageSpeed Insights — de laadsnelheid van je site. Dat resultaat bewaren we 24 uur tijdelijk.
• Een controle op het beveiligingscertificaat van je eigen domein.

Bij deze koppelingen sturen we de URL van jouw website naar Google. Het gaat om cijfers over de website, niet om gegevens van jouw bezoekers.

Waar je gegevens staan

Onze website, onze administratie en het klantportaal draaien op één server die wij huren bij Hetzner. De gegevens staan in een database en in bestanden op die server. Dagelijks maken we daar een gecomprimeerde kopie van: die blijft 14 dagen op de server zelf staan en wordt daarnaast overgezet naar een Hetzner Storage Box, waar hij 30 dagen bewaard blijft. Zo zijn we bij een storing niets kwijt. Onze e-mail loopt via Strato.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. We schakelen wel deze partijen in om te kunnen leveren:

• Hetzner — hosting van de server en de back-ups.
• Strato — onze e-mail (versturen en ontvangen).
• Mollie — betaallinks bij facturen.
• Cloudflare — de botcontrole (Turnstile) bij de websitechat.
• Google — de kaart op de contactpagina (alleen na jouw klik), en voor klanten met portaaltoegang de gegevens uit Search Console en PageSpeed Insights.
• Anthropic — wij gebruiken intern een AI-dienst om bonnetjes uit te lezen bij het verwerken van onze eigen administratie, en om interne teksten op te stellen zoals offerteconcepten, actiepunten uit vergadernotities en samenvattingen van onze eigen bedrijfscijfers. Daarvoor kan de inhoud van zo'n bonnetje, een gespreksverslag of offerte (met bijvoorbeeld je bedrijfsnaam en je wensen) naar die dienst gaan. Ons rekeningnummer sturen we niet mee.
• OpenStreetMap-diensten (Nominatim, OSRM en Valhalla) — alleen de vertrek- en bestemmingsadressen die ons eigen team invult bij de kilometerregistratie, om afstanden te berekenen.
• De pushdienst van je browser — voor meldingen aan ons team; welke dienst dat is (Google, Apple of Mozilla), bepaalt de browser. De inhoud van een melding is versleuteld.
• GitHub — waar onze broncode staat en waar vandaan we de site uitrollen. Hier staan geen klantgegevens.

Met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, hebben we een verwerkersovereenkomst.

Doorgifte buiten de EU

Onze server, back-ups en e-mail staan in de Europese Unie (Hetzner in Duitsland en Finland, Strato in Duitsland). Een paar diensten die we gebruiken hebben hun zetel in de Verenigde Staten:

• Cloudflare (Turnstile) en Google (Maps na jouw klik, Search Console en PageSpeed Insights) zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
• Anthropic (AI-dienst) verwerkt gegevens op basis van de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) in de Anthropic-verwerkersovereenkomst.
• Welke pushdienst een melding aan ons team aflevert, bepaalt de browser van het teamlid. Die dienst ziet alleen een technisch adres en een versleuteld bericht, geen leesbare inhoud.

Waarvoor, op welke grond en hoelang

Hieronder per doel welke gegevens we gebruiken, op welke grondslag uit de AVG en hoelang we ze bewaren. Je bent niet verplicht om ons gegevens te geven; zonder naam en e-mailadres kunnen we een aanvraag of chat alleen niet beantwoorden. We nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking.

Back-ups bevatten een kopie van bovenstaande gegevens. Verwijderen we iets, dan staat het nog in de kopieën van de dagen daarvoor: tot 14 dagen op de server en tot 30 dagen op de externe opslag. Daarna is het ook daar weg.

Beveiliging

Al het verkeer naar onze site en portalen loopt over een versleutelde verbinding. Wachtwoorden slaan we niet op maar bewaren we als scrypt-hash: een eenrichtingsberekening, zodat ook wij je wachtwoord niet kunnen teruglezen. Toegang tot het werkportaal is beperkt tot onze eigen mensen, en binnen dat portaal heeft niet iedereen toegang tot alles. Gevoelige instellingen zoals API-sleutels slaan we versleuteld op. De server is voorzien van een firewall en wordt bijgehouden.

Datalekken

Ontdekken we een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, dan beoordelen we die direct. Levert de inbreuk een risico op voor de betrokkenen, dan melden we hem binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokkenen zo snel mogelijk over wat er is gebeurd en wat zij zelf kunnen doen. Voor klanten wier gegevens wij als verwerker beheren, gelden de termijnen uit de verwerkersovereenkomst.

Heb je een beveiligingsprobleem gevonden of vermoed je een datalek? Mail dan naar contact@fourwrd.nl. Dit adres staat ook in ons security.txt-bestand.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken, en om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te krijgen. Stuur je verzoek naar contact@fourwrd.nl; we reageren binnen een maand. Verwijderen kan niet altijd volledig: gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, moeten we houden.

Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Woon of werk je in België, dan kun je ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we werken, dan passen we dit beleid aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan het versienummer en de datum van de laatste wijziging.

Contact

Fourwrd V.O.F.
De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk
E-mail: contact@fourwrd.nl
Telefoon: +31 85 369 7519 (ma–vr 10:00–17:00 uur)
KvK: 42087615 · Btw: NL869652308B01

Gebruikte software en licenties

Iconen op deze site: Feather Icons (MIT-licentie) en Simple Icons (CC0). Lettertypen: Inter, Space Grotesk, Schibsted Grotesk en JetBrains Mono, alle onder de SIL Open Font License.